Friðhelgisstefna

Við berum virðingu fyrir þér og persónuupplýsingum þínum. Hér útskýrum við á einfaldan hátt hvernig og hvers vegna við söfnum, notum og geymum persónuupplýsingar um þig og hvaða réttindi þú hefur gagnvart okkur.

1. Hvenær og hvers vegna söfnum við upplýsingum um þig?

Við söfnum og geymum ýmsar persónuupplýsingar um viðskiptavini okkar. Mismunandi upplýsingum getur verið safnað eftir því hvort þú átt sjálf/ur viðskipti við fyrirtækið eða kemur fram fyrir hönd lögaðila, t.d. birgja. Við söfnum þessum upplýsingum til að geta veitt þá þjónustu sem óskað er eftir.

Þegar þú átt viðskipti við okkur söfnum við og geymum upplýsingar um viðskiptasögu þína, svo þú hafir yfirsýn yfir viðskiptin og við getum veitt þér persónulegri þjónustu.

Ef þú vilt fá frá okkur fréttabréf, tilboð og annað efni ertu beðin/n um nauðsynlegar upplýsingar. Það er þitt val.

Stundum ertu beðin/n um viðbótarupplýsingar um þig, valfrjálst, því við teljum að þær geti hjálpað okkur að veita betri þjónustu. Þér ber aldrei skylda til að veita slíkar upplýsingar.

Þegar þú notar vefinn okkar söfnum við einnig upplýsingum með vafrakökum, IP-tölum og upplýsingum um tækið sem þú notar (t.d. tegund vélbúnaðar og útgáfu stýrikerfis). Þú getur valið hvort þú veitir okkur þessar upplýsingar.

2. Hvaða persónuupplýsingum söfnum við?

Það fer eftir því hvaða þjónustu þú hefur óskað eftir eða hvers vegna þú hafðir samband. Þar á meðal eru:

Nafn, kennitala, heimilisfang, símanúmer og netfang.
Viðskiptasaga þín hjá okkur, þ.m.t. hvaða vörur og þjónustu þú hefur keypt.
Samskipti sem þú átt við okkur, svo sem tölvupóstar, skilaboð af vefnum, hljóðrituð símtöl, bréf og önnur samskipti.
Greiðslu- og reikningsupplýsingar, svo sem dagsetningar viðskipta og móttekinna greiðslna.
Upplýsingar um notkun þína á vefnum okkar, þ.m.t. „mínum síðum“: hvenær þú heimsækir vefinn, hve lengi, áætluð staðsetning og upplýsingar um tækið sem þú notar.

Póstlistar: Ef viðskiptavinur skráir sig á póstlista Desma vinnur fyrirtækið með netfang hans og, eftir atvikum, aðrar upplýsingar sem hann veitir, svo sem nafn, heimilisfang og kyn. Vinnslan byggir á samþykki sem má draga til baka hvenær sem er með því að afskrá sig af póstlistanum.

Viðskiptavinir: Desma getur óskað eftir kennitölu, netfangi, símanúmeri, heimilisfangi og öðrum upplýsingum til að skrá í viðskiptamannakerfi. Tilgangurinn er að efna samning við viðskiptavininn, svo sem að afhenda keyptar vörur, hafa samband vegna vara í viðgerð og gera viðskiptavinum kleift að skoða kaup sín á „mínum síðum“. Þannig getur Desma haldið utan um ábyrgðarskírteini seldra vara og starfsfólk getur, að beiðni viðskiptavinar, flett upp keyptum vörum til að svara fyrirspurnum og veita betri þjónustu.

Ef þú kemur fram fyrir hönd samstarfsaðila Desma, svo sem birgja, verktaka eða viðskiptavinar sem er lögaðili, getur Desma unnið með samskiptaupplýsingar þínar, svo sem nafn, símanúmer og netfang, auk samskiptasögu og, eftir atvikum, reikningsupplýsinga. Vinnslan er nauðsynleg til að efna samning við viðkomandi samstarfsaðila. Fyrirtækinu getur einnig verið skylt að vinna með upplýsingar vegna lagaskyldu, t.d. samkvæmt bókhaldslögum.

Markaðssetning: Desma getur notað persónuupplýsingar sem viðskiptavinir hafa veitt til að senda þeim tilboð og auglýsingar. Vinnslan byggir á upplýstu samþykki viðskiptavinar.

Ábendingar og kvartanir: Ef þú sendir okkur ábendingu eða kvörtun vinnur Desma að jafnaði með samskiptaupplýsingar þínar, svo sem nafn og netfang, og efni ábendingarinnar eða kvörtunarinnar.

Styrkumsóknir: Í tengslum við styrkumsóknir vinnur Desma með samskiptaupplýsingar, svo sem nafn, kennitölu, netfang og símanúmer, auk annarra upplýsinga sem fylgja umsókninni. Vinnslan byggir á beiðni þinni um að gera styrktarsamning við fyrirtækið.

Að meginreglu safnar Desma persónuupplýsingum beint frá viðskiptavini eða fulltrúa hans. Upplýsingar geta þó einnig borist frá þriðju aðilum og reynir fyrirtækið þá að upplýsa viðskiptavini um það.

Upplýsingar sem falla undir bókhaldslög eru geymdar í 7 ár frá lokum viðkomandi reikningsárs. Nauðsynlegt getur verið að geyma tilteknar upplýsingar lengur, t.d. ef Desma þarf að stofna, hafa uppi eða verja réttarkröfur. Í þeim tilvikum miðast geymslutími við reglur um fyrningu krafna.

3. Hvernig notum við persónuupplýsingar þínar?

Við getum notað persónuupplýsingar þínar til að:

Veita þér þá þjónustu eða vörur sem þú hefur óskað eftir.
Afgreiða beiðnir sem þú hefur sent okkur.
Bjóða þér tiltekna þjónustu á tilteknum kjörum.
Upplýsa þig um nýjar vörur og þjónustu.
Senda þér reikninga eða innheimta greiðslu fyrir keypta þjónustu og/eða vörur.
Meta lánshæfi þitt.
Skilja hvernig þú notar þjónustu okkar og vörur, svo við getum þróað þjónustu og vöruúrval.
Svara fyrirspurnum sem þú sendir okkur.

4. Með hverjum deilum við persónuupplýsingum þínum?

Við getum deilt upplýsingum um þig með eftirfarandi aðilum:

Stjórnvöldum, svo sem ríkinu, dómstólum og lögreglu
Fjármálastofnunum og fyrirtækjum sem meta lánshæfi
Dótturfélögum okkar
Innheimtufyrirtækjum
Þjónustuaðilum sem starfa fyrir okkar hönd
Ráðgjöfum okkar, svo sem lögmönnum, endurskoðendum og öðrum ráðgjöfum

Við deilum aðeins upplýsingum með þriðju aðilum samkvæmt vinnslusamningi sem kveður á um meðferð og öryggi persónuupplýsinga, nema lagaskylda kveði á um annað. Ef grunur leikur á sviksamlegu eða ólögmætu athæfi deilum við viðeigandi upplýsingum með réttum aðilum til að gæta hagsmuna okkar, þinna og/eða viðskiptavina okkar.

Ef við sameinumst öðru fyrirtæki og/eða nýir eigendur taka við rekstrinum geta upplýsingarnar færst til nýja fyrirtækisins.

5. Hvernig tryggjum við öryggi persónuupplýsinga?

Persónuupplýsingar eru geymdar í aðgangsstýrðum tölvukerfum og þess er gætt að aðeins þeir sem þurfa aðgang hafi hann. Desma tryggir að allar hefðbundnar öryggisráðstafanir tölvukerfa séu til staðar, uppfærðar og vaktaðar reglulega.

Allur tölvubúnaður sem notaður er til að geyma persónuupplýsingar kemur frá viðurkenndum birgjum og er vaktaður og uppfærður reglulega.

Við kaupum þjónustu af viðurkenndu öryggisfyrirtæki sem skannar reglulega allar ytri þjónustur Desma eftir veikleikum.

6. Hve lengi geymum við upplýsingarnar?

Við geymum viðskiptasögu þína í allt að 4 ár nema lög krefjist eða heimili lengri geymslutíma. Þegar ekki er lengur þörf á upplýsingunum, eða lög krefjast eyðingar þeirra, eru þær gerðar ópersónugreinanlegar og/eða þeim eytt.

7. Hver eru réttindi þín?

Þú átt rétt á upplýsingum um hvernig við notum persónuupplýsingar þínar og hvaða upplýsingar við höfum um þig. Þú átt einnig rétt á að fá upplýsingar leiðréttar, óska eftir leiðréttingu eða láta eyða upplýsingum þegar við höfum ekki lengur ástæðu til að geyma þær. Þú getur einnig óskað eftir afriti af þeim upplýsingum sem við höfum um þig.

Ef þú hefur spurningar eða athugasemdir um þessa stefnu eða vinnslu upplýsinga þinna, eða vilt kvarta vegna mögulegs brots á persónuverndarlögum, sendu okkur tölvupóst á desma@desma.is eða hringdu í síma 850 6969. Við svörum eins fljótt og auðið er.

Þú átt alltaf rétt á að kvarta til Persónuverndar samkvæmt gildandi lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga, nú lögum nr. 90/2018. Vefur Persónuverndar er www.personuvernd.is.

Persónuupplýsingar sem verða til við rafræna vöktun eru ekki geymdar lengur en nauðsynlegt er og aldrei lengur en 30 daga, nema lög eða reglur Persónuverndar um rafræna vöktun kveði á um annað.

8. Getur þessi stefna breyst?

Persónuverndarstefnan getur breyst, t.d. vegna breytinga á lögum og reglum eða krafna stjórnvalda um meðferð persónuupplýsinga. Við hvetjum þig því til að fylgjast með uppfærslum sem birtar eru á vefnum okkar.

Stefnan var sett 15.11.2023.